El Concello recurrirá a robots para agilizar la burocracia

El Concello quiere que las tareas administrativas más repetitivas dejen de consumir horas de trabajo de los funcionarios y pretende hacerlo a través de una solución que hace años podría parecer de ciencia ficción: con robots. Para ello, sacó a licitación por 40.000 euros un contrato para poner en marcha y dar soporte a un sistema de automatización de procesos mediante tecnología RPA, es decir, automatización robótica de procesos.

La idea no es sustituir a los empleados municipales, sino incorporar “robots” de software. Si bien no serían robots físicos, es decir, máquinas realizando a mano el trabajo en Praza do Rei, serían programas informáticos, distintos también a los nuevos chatbots de inteligencia artificial, ya que se especializarían en funcionar como asistentes capaces de realizar de forma autónoma determinadas tareas rutinarias.

El primer paso de las tareas que recoge el contrato será localizar y priorizar los procesos que más se repiten, especialmente aquellos de gran volumen en los que la automatización pueda aportar más eficiencia y productividad. Antes de poner el robot a trabajar, la empresa adjudicataria deberá comprobar si cada proceso es técnicamente automatizable y si la inversión tiene sentido económico. Después tendrá que diseñar el funcionamiento, programar el robot, probarlo con datos reales en un entorno controlado y, si todo funciona correctamente, integrarlo en la operativa diaria del Concello.

El contrato también contempla una tarea menos tecnológica, pero igual de importante, acompañar el cambio dentro de la organización. Habrá que formar a los empleados y explicarles la nueva manera de trabajar, con robots como asistentes, “minimizando la resistencia y maximizando la aceptación”. El servicio deberá además supervisar los procesos automatizados, corregir posibles fallos y mantenerlos actualizados. La intención final es ampliar progresivamente la automatización a más áreas y establecer un modelo estable de organización y gestión.

El contrato busca blindar los datos municipales

Para poner en marcha este sistema, el Concello también busca proteger la información que manejen estos robots de software. Los datos municipales que maneje la adjudicataria estarán sujetos a estrictas obligaciones de confidencialidad y protección, conforme a la normativa española y europea. La empresa solo podrá utilizarlos para los fines del contrato y cualquier cesión a terceros deberá realizarla el propio Concello.

Esta iniciativa forma parte de una apuesta del Concello por integrar las nuevas tecnologías de la automatización. El Ayuntamiento ya dio un primer paso en este ámbito el año pasado con la puesta en funcionamiento de Vigo25, un chat asistente que responde preguntas y ofrece información municipal a la ciudadanía. Además, el Plan de Contratación del Ayuntamiento para este año contempla la licitación de otros proyectos basados en esta tecnología para cuestiones.