El fondo histórico cuenta con documentos de 1405, licencias de obras desde 1800, el padrón desde 1600 o prensa histórica. Calculan unos 100.000 expedientes
nnn El Concello quiere digitalizar su archivo general y el archivo de la Gerencia de Urbanismo, donde se conserva buena parte de la memoria de la ciudad. Para eso ha abierto un concurso a empresas especialistas en este tipo de trabajos tan delicados, que pueden presentar sus ofertas tanto para un plan de digitalización, que estudiará la documentación susceptible de digitalizar y los plazos necesarios, así como un plan piloto para su ejecución.
El archivo general custodia los fondos generados por el Concello de Vigo y los más antiguos son del siglo XV. En su fondo histórico los documentos más antiguos están fechados en 1405. Pero también cuenta con libros de actas del Concello desde 1500, licencias de obras desde 1800, licencias de aperturas desde 1929, el padrón con documentos desde el año 1600 y prensa histórica. Miles de volúmenes encuadernados en piel y cartón, cartapacios cosidos, planos y miles de cajas almacenadas en estanterías y armarios móviles. Un auténtica joya en los sótanos del edificio municipal en la Plaza del Rey.
El personal del archivo ha señalado como prioridad a la hora de digitalizar, teniendo en cuenta el estado de conservación de los fondos, la relevancia de la información que contienen y la frecuencia de consulta, los libros de actas de plenos y comisiones, un total de 451 tomos, así como el padrón de habitantes, la lista de embarque y las doce carpetas que configuran los índices del archivo, según figura en el pliego de condiciones técnicas del concurso.
No es fácil dar una cifra de los expedientes custodiados en el archivo general del Concello, pero sus responsables calculan que los registros incorporados a la base de datos (principalmente obras y actividades) superan los 100.000.
Pero el Concello también quiere digitalizar el archivo de la Gerencia Municipal de Urbanismo, que cuenta con fondos generados desde su creación en 1996, aunque custodia expedientes urbanísticos anteriores y cuenta con un archivero desde 2007, algo que no pasa en el archivo general.
En este caso el número total de expedientes es de 507.000 de los cuales más de 200.000 son facturas, cuyo volumen ocuparía 2.800 metros lineales.
El proyecto se enmarca en el modelo de administración electrónica que desarrolla el Concello para una transición al modelo de “oficina sin papeles”. Los objetivos son aumentar el control y la seguridad sobre la información, evitar su dispersión, proporcionar la consulta electrónica de los expedientes y por tanto reducir cargas administrativas, además de reducir costes y tiempos de tareas dedicadas al archivo de documento en papel.
El concurso tiene un presupuestos de 280.000 euros y un plazo de ejecución de 18 meses. n
